Stefan Leithenmayr im Gespräch:
Wie wir KI sicher und sinnvoll in Zentro bringen
Künstliche Intelligenz verändert, wie wir mit Software arbeiten. Gemeinsam mit unserem Forschungspartner RISC Software aus Hagenberg untersuchen wir, wie sich KI sinnvoll, sicher und langfristig in Zentro integrieren lässt. Dabei steht für uns nicht die Technologie selbst im Vordergrund, sondern ihr konkreter Nutzen für Sie: Zeitersparnis, weniger manueller Aufwand und bessere Entscheidungsgrundlagen.
Wir haben mit Ing. Stefan Leithenmayr, unserem Projektleiter auf Zentro-Seite, über konkrete Anwendungen, Datenschutz und die Zukunft der Unternehmenssoftware gesprochen.
KI mit Kontrolle.
“Die KI soll unseren Kunden Arbeit abnehmen – die Kontrolle behalten sie selbst.”
Ing. Stefan Leithenmayr
Projektleiter KI-Forschungsprojekt, Zentro
Warum KI für Zentro?
Welche Bedeutung hat künstliche Intelligenz für die Weiterentwicklung von Zentro?
Wir sehen KI als große Chance, Unternehmensprozesse neu zu denken. Sie kann Abläufe stärker standardisieren, beschleunigen und letztlich Kosten senken. Dabei geht es uns nicht darum, KI um jeden Preis einzusetzen – entscheidend ist, wo sie tatsächlich einen Mehrwert schafft.
Was steht im Forschungsprojekt mit RISC Software im Mittelpunkt?
Ein Sprachmodell allein kennt weder die Abläufe noch die Daten eines Unternehmens. Erst durch die gezielte Verbindung mit dem ERP-System entstehen wirklich interessante Anwendungen. Wir untersuchen deshalb, wie KI-Systeme auf Informationen zugreifen, betriebliche Zusammenhänge erkennen und ausgewählte Aufgaben unterstützen oder automatisieren können.
Neben der Technik zählen für uns dabei genauso Wirtschaftlichkeit, Datenschutz, Sicherheit und langfristige Wartbarkeit.
Konkrete Anwendungen
Wo kann KI die tägliche Arbeit mit Zentro jetzt bereits erleichtern?
Überall dort, wo wiederkehrende Tätigkeiten und manuelle Eingaben anfallen. Mit diesen Anwendungsfällen beschäftigen wir uns derzeit:
Fangen wir bei den Auswertungen an. Was ändert sich dort?
Heute ruft man Reports auf oder stellt Filter selbst zusammen. Künftig genügt eine Frage:
„Welche Angebote über 20.000 Euro sind aktuell noch offen?“
„Welche Projekte haben im letzten Quartal ihre kalkulierten Kosten überschritten?“
Die KI ruft die Daten aus Zentro ab und bereitet sie als Tabelle, Diagramm oder Zusammenfassung auf. Künftig soll sie zusätzlich auf Auffälligkeiten hinweisen, die im Tagesgeschäft leicht übersehen werden – etwa ungewöhnliche Kostenentwicklungen, Abweichungen in Projekten oder Veränderungen im Auftragsbestand. Gerade für Business Intelligence sehen wir hier großes Potenzial.
Wie unterstützt die KI bei der Rechnungserkennung?
Eingangsrechnungen werden erkannt und ausgelesen. Die KI findet die passende Bestellung in Zentro und ordnet ihr die Rechnung zu. Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung zeigt die KI zur Überprüfung an.
Und bei der Angebotserstellung?
Die KI kann Angebote vorbereiten und an offene Angebote erinnern. Langfristig könnte sie auch zusätzliche Verkaufschancen erkennen, etwa durch ergänzende Produkte oder Leistungen. Die persönliche Kundenbeziehung und wichtige Entscheidungen bleiben aber beim Menschen.
Was macht ihr im Bereich Zeiterfassung konkret?
Mitarbeitende sagen einfach, was sie gemacht haben:
„Buche für heute drei Stunden auf Projekt Müller für die Montage.“
Die KI erkennt Projekt, Dauer und Tätigkeit und bereitet den Zeiteintrag vor. Bei der mobilen Erfassung auf Baustellen oder in der Produktion ist das eine erhebliche Erleichterung.
Was passiert mit Kundenanfragen, die hereinkommen?
Eingehende Anfragen – per E-Mail oder aus Gesprächsnotizen – werden analysiert, strukturiert erfasst und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Die KI erkennt dabei, ob es sich um eine neue Anfrage, eine Rückfrage zu einem bestehenden Angebot oder eine allgemeine Information handelt.
Und was steckt hinter der E-Mail-Zuordnung?
E-Mails und Dokumente aus dem Mailverkehr ordnet die KI automatisch dem passenden Kunden, Projekt oder Vorgang zu. Das händische Ablegen entfällt damit weitgehend.
So funktioniert die Anbindung
Wie erhält eine KI Zugriff auf die ERP-Daten?
Die Anbindung erfolgt über eine Schnittstelle, beispielsweise über das Model Context Protocol (MCP). Mit diesem offenen Standard greifen KI-Systeme über eine einheitliche Schnittstelle auf freigegebene Informationen und Funktionen von Zentro zu. Die große Stärke liegt derzeit bei Auswertungen: Statt Filter zu setzen oder Reports zu suchen, stellen Mitarbeitende einfach eine Frage und erhalten die Antwort direkt aus den Zentro-Daten.
Wichtig dabei: Sensible Daten bleiben geschützt. Die KI erhält nur die Informationen, die für ihre Aufgabe freigegeben sind – die bestehenden Berechtigungen in Zentro gelten auch für sie. Welche Daten an welches KI-Modell gehen, entscheiden wir bewusst. Personenbezogene Daten lassen wir DSGVO-konform in Europa verarbeiten. Mehr dazu später im Gespräch.
Der große Vorteil: Wir sind nicht an einen einzelnen KI-Anbieter gebunden. Je nach Aufgabe und Sensibilität der Daten können unterschiedliche Modelle zum Einsatz kommen: für sensible Daten etwa Modelle des europäischen Anbieters Mistral oder lokal betriebene Modelle, für andere Aufgaben auch Claude von Anthropic oder Modelle von OpenAI. So wählen wir für jede Aufgabe das passende Modell nach Datenschutz, Leistung und Kosten und können es bei Bedarf austauschen.
Die Geschäftsprozesse und Daten bleiben dabei in Zentro. Die KI ist eine zusätzliche Unterstützung, übernimmt aber nicht die Datenhaltung. So können wir neue Entwicklungen nutzen, ohne die ERP-Lösung ständig neu aufbauen zu müssen.
Kann die KI auch Daten in Zentro anlegen und verändern?
Ja. Die KI ruft nicht nur Informationen ab, sondern kann auch Einträge direkt in Zentro anlegen – etwa Zeiteinträge, Angebote oder die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen. Wie viel sie selbstständig erledigen darf, legen wir in drei Stufen fest: Zuerst liest sie nur und wertet Daten aus. In der zweiten Stufe legt sie Einträge an, die ein Mensch prüft und freigibt. In der dritten steuert sie ausgewählte Abläufe automatisch – kontrolliert und nachvollziehbar.
Warum diese Abstufung? Sprachmodelle können Fehler machen oder Informationen falsch interpretieren. Bei einer Auswertung ist das weniger kritisch als bei einer automatisierten Buchung mit finanziellen Auswirkungen. Deshalb sichern wir schreibende Funktionen gezielt ab und bestimmen je Aufgabe, wann ein Mensch prüft und freigibt.
Kontrolle, Datenschutz und Sicherheit
Ihr vergleicht KI mit einem neuen Mitarbeiter. Was ist damit gemeint?
Der Vergleich zeigt gut, was möglich ist – und wo die Grenzen liegen. Niemand würde einem neuen Mitarbeiter am ersten Tag uneingeschränkten Zugriff auf alle Unternehmensdaten geben. Genauso sollten wir mit KI umgehen:
Neuer Mitarbeiter | KI-System |
|---|
| Im Vergleich | ||
| Bekommt eine klar umrissene Aufgabe | Ja | Ja |
| Erhält nur die Berechtigungen, die für die Aufgabe nötig sind | Ja | Ja |
| Ergebnisse werden überprüft | Ja | Ja |
| Bringt eigene Erfahrung und Verantwortung mit | Ja | Nein |
| Versteht die betrieblichen Konsequenzen seines Handelns | Ja | Nein |
Eine KI, die Angebote auswertet, braucht zum Beispiel keinen Zugriff auf Personal- oder Finanzdaten. Und bei wichtigen Entscheidungen und Änderungen an Daten ist klar geregelt, wann ein Mensch prüft.
Wir geben der KI nicht möglichst viele Rechte, sondern genau jene, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigt.
Worauf achtet ihr beim Datenschutz und bei der Sicherheit?
ERP-Systeme enthalten sensible Informationen – von personenbezogenen Daten über Kundenbeziehungen bis zu internen Preisen und Kalkulationen. Es macht einen großen Unterschied, ob eine KI einen allgemeinen Text formuliert oder ein externes System detaillierte Kundendaten erhält. Vor jeder Integration klären wir deshalb, wo die Daten verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind und welche Schutzmaßnahmen bestehen.
Dafür gelten klare Leitplanken:
- Rechtsrahmen: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), europäischer AI Act und weitere Sicherheitsvorgaben
- Berechtigungen: Die bestehenden Rechte in Zentro gelten auch für die KI. Nur weil sie technisch auf Daten zugreifen könnte, darf sie diese noch lange nicht erhalten.
- Datensparsamkeit: nur die Informationen, die für die Aufgabe tatsächlich nötig sind
- Sicherheit: geschützte Datenübertragung und nachvollziehbare Aktionen
- Europäische und lokale Modelle: Aktuell arbeiten wir unter anderem mit Modellen des europäischen Anbieters Mistral und prüfen den Betrieb in kontrollierten oder lokalen Umgebungen.
Unternehmen sollen die Kontrolle über ihre Daten behalten und bewusst entscheiden, welche Informationen für welche Aufgaben verwendet werden.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit?
Für uns heißt Nachhaltigkeit vor allem: langfristig sinnvoll und wirtschaftlich. Nicht jede Aufgabe braucht ein großes, rechenintensives Modell – oft reichen kleinere, spezialisierte oder lokal betriebene Modelle. Wir achten auf das Verhältnis von Nutzen, Ressourcenverbrauch, Betriebskosten und Wartungsaufwand. Eine Lösung ist nur dann nachhaltig, wenn sie nicht bloß kurzfristig beeindruckt, sondern über viele Jahre einen echten Mehrwert bietet.
Unser Grundsatz
“Nicht alles, was technisch automatisierbar ist, ist auch organisatorisch sinnvoll. Funktionen
müssen zuverlässig arbeiten, sich sinnvoll in bestehende Abläufe einfügen und einen echten
Mehrwert bieten.”
Tipps für den Einstieg
Welche Fehler kann man derzeit bei der Anwendung von KI-Technologien machen?
Die meisten Fehler entstehen aus zu viel Begeisterung oder zu wenig Vorsicht:
- Sensible Daten unbedacht weitergeben: Wer Kundeninformationen oder personenbezogene Daten einfach in ein öffentliches KI-Tool kopiert, gibt die Kontrolle darüber ab, wo diese Daten verarbeitet werden.
- Ergebnissen blind vertrauen: Sprachmodelle können Fehler machen oder Informationen falsch interpretieren. Gerade bei Angeboten, Rechnungen oder anderen Entscheidungen mit finanziellen Auswirkungen müssen besondere Sorgfalt sowie geeignete Kontrollmechanismen vorhanden sein.
- Der KI zu viele Rechte geben: Eine KI sollte nur die Zugriffe bekommen, die sie für ihre Aufgabe braucht – nicht pauschal alle Unternehmensdaten.
- KI um jeden Preis einsetzen: Nicht jeder Ablauf profitiert von KI. Ohne klaren Nutzen entsteht nur zusätzlicher Aufwand.
- Sich an einen Anbieter binden: Die Entwicklung ist so schnell, dass die beste Lösung von heute morgen überholt sein kann. Offene Schnittstellen halten den Wechsel möglich.
Was empfiehlst du Unternehmen, die sich bisher wenig mit KI beschäftigt haben?
- Offen sein: KI wird viele Arbeitsabläufe nachhaltig verändern. Wer früh Erfahrungen sammelt, erkennt Chancen und Risiken besser.
- Klein anfangen: Statt großer Projekte lieber mit einzelnen, überschaubaren Anwendungsfällen starten und prüfen, wo wirklich Zeit gespart oder Qualität verbessert wird.
- Kritisch bleiben: KI liefert nicht automatisch richtige Ergebnisse, und vertrauliche Daten verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Ein Blick in die Zukunft
Wie könnte die Arbeit mit Zentro in einigen Jahren aussehen?
Masken, Tabellen und Auswertungen behalten ihre Berechtigung. Daneben werden aber immer mehr Aufgaben per natürlicher Sprache oder durch Assistenzfunktionen erledigt. Die KI führt Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, erkennt Zusammenhänge und schlägt Maßnahmen vor. Potenzial sehen wir langfristig auch bei der vorausschauenden Materialplanung, der Produktionssteuerung, automatisierten Prüfungen und der Erkennung wirtschaftlicher Risiken. Richtig interessant wird es, wenn KI nicht nur einzelne Fragen beantwortet, sondern Mitarbeitende gezielt in ihren alltäglichen Prozessen unterstützt.
Was bedeutet das Forschungsprojekt konkret für Zentro-Kunden?
Einfachere Bedienung, schnellere Informationen, weniger manuelle Tätigkeiten und bessere Entscheidungsgrundlagen. Gemeinsam mit RISC Software schaffen wir die Grundlage, solche Funktionen technisch fundiert, sicher und langfristig in Zentro zu integrieren.
Unser Ziel
“Ein ERP-System, das nicht nur Informationen verwaltet, sondern Mitarbeitende zunehmend
intelligent unterstützt – und bei dem die Kontrolle über Daten, Berechtigungen und Entscheidungen
beim Unternehmen bleibt.”
Sie möchten KI in Ihrem Unternehmen einsetzen?
Ob erste Idee oder konkreter Anwendungsfall: Melden Sie sich bei uns! Gemeinsam finden wir heraus,
wo KI in Ihren Abläufen mit Zentro den größten Nutzen bringt, und beraten Sie gerne bei der
Umsetzung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für
die rechtliche Bewertung Ihres konkreten KI-Einsatzes, etwa im Hinblick auf DSGVO oder EU AI Act,
wenden Sie sich an Ihre Interessensvertretung oder Ihren Rechtsanwalt.
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